Ngày 15 tháng 11 Viện Công nghệ sinh học chính chức đưa vào triển khai ứng dụng hình thức chuyển công văn điện tử, thay thế hoàn toàn hình thức nhận văn bản truyền thống. Đây là sản phẩm ứng dụng của đề tài Cơ sở phòng Tin sinh học năm 2016 mã số CS16-07.

OMS (Online Management System) là một hệ thống quản lý trực tuyến, được phát triển tích hợp các Module quản lý nhằm mục đích tin học hóa hệ thống thông tin Viện Công nghệ sinh học.

OMS Công văn là một trong nhiều Module được Phòng tin sinh học phát triển cho hệ thống OMS. Đây là Module dành cho bộ phận văn thư thực hiện chuyển văn bản đến và đi trên môi trường mạng internet.

Đối với công tác văn thư, lưu trữ nhiệm vụ đặt ra là phải đổi mới và hợp lý hóa các khâu nghiệp vụ. Chính vì vậy, việc ứng dụng CNTT vào công tác này là một yêu cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa công tác hành chính văn phòng. Quản lý văn bản với phần mềm chuyên dụng sẽ thay thế cho phương pháp quản lý thủ công chủ yếu dựa vào hệ thống sổ sách như: Sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký văn bản đi...Bằng phương pháp quản lý này sẽ mang lại hiệu quả về nhiều mặt, nhất là khi mạng internet đang phát triển ngày nay.

Sơ đồ hệ thống OMS Công văn

Có gì ở hệ thống OMS công văn?.

• OMS Công văn là một hệ thống mở, trực tuyến được xây dựng theo hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của cục văn thư lưu trữ nhà nước về việc Quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng và có sửa đổi cho phù hợp với điều kiện hiện tại của Viện Công nghệ sinh học.
• OMS Công văn xây dựng tuân thủ quy định pháp luật hiện hành về quản lý văn bản và lập hồ sơ, phù hợp với quy trình quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008.
• OMS Công văn cho phép Lãnh đạo viện thực hiện phê duyệt công văn trực tuyến(trong trường hợp đi công tác xa)
• Đối với các đơn vị: Sử dụng OMS công văn tiết kiệm được thời gian đi lấy công văn hàng ngày tại văn thư, có thể tìm kiếm và quản các công văn đến đơn vị mình.
• OMS Công văn tích hợp tính năng tự động nhắc nhở nhận và thực hiện công văn.
• Tiết kiệm được toàn bộ số giấy phải photo cho các đơn vị cần gửi.
• Theo dõi được việc đọc, xem văn bản của đơn vị nhận.
• Tăng khả năng phản ứng với những văn bản khẩn, quan trọng

Sau 2 năm xây dựng và triển khai, Hệ thống Quản lý trực tuyến OMS đã dần thể hiện được vai trò hữu ích của mình với sự nhanh chóng, thuận tiện trong các công việc quản lý, xử lý thông tin của lãnh đạo cũng như các hoạt động của các đơn vị.
Hiện nay, hệ thống OMS IBT đã có các Module như sau:

• OMS Đề tài dự án: Quản lý đề tài dự án
• OMS Biểu mẫu báo cáo: Khai báo biểu mẫu NCKH sơ kết 6 tháng, tổng kết một năm
• OMS Công văn: Quản lý công văn đến và đi trong môi trường mạng
• OMS Lý lịch khoa học: Khai báo và quản lí lịch khoa học cá nhân trực tuyến
• OMS Hợp tác quốc tế: Quản lý hồ sơ đoàn ra, đoàn vào, hợp tác song phương

OMS IBT sẽ tiếp tục phát triển và hoàn thiện tích hợp thêm các module, đây là một ứng dụng nguồn mở và có thể áp dụng nhân rộng cho nhiều Viện nghiên cứu khác trong khu vực Viện Hàn Lâm.